مسیح کریمیان مشاور و کارشناس توسعه کسب و کار در گفت و گو با خبرنگار اجتماعی برنا اظهار کرد: وقتی یک سازمان یا نهاد بزرگ می‌شود، روابط میان کارکنان دیگر نمی‌تواند بر پایه دوستی و رفاقت باقی بماند و ناگزیر باید نظم و چارچوبی بر آن حاکم شود. برای ایجاد این نظم، قوانین، فرم‌ها و فرآیندهای مشخصی تعریف می‌شود تا عدالت و انسجام در مجموعه برقرار بماند.
وی ادامه داد: به عنوان مثال، اگر کارکنان بخواهند از مزایا، پاداش یا مرخصی استفاده کنند، نمی‌توان این موارد را به سلیقه فردی واگذار کرد چراکه موجب هرج ومرج می‌شود. در نتیجه سازمان‌ها با تدوین قوانین مشخص تلاش می‌کنند، عدالت نسبی برقرار کنند اما این نظم بهای خود را دارد و گاهی فردیت و خلاقیت کارکنان در این میان قربانی می‌شود.
کریمیان عنوان کرد: شرکت‌ها و نهادها معمولاً میان نظم و کارآمدی توازن برقرار می‌کنند، در برخی نهادها مانند سازمان‌های دولتی یا نظامی، نظم و تداوم امور اولویت دارد،بیشتر به سوی بروکراسی پیش می روند اما در شرکت‌های نوپا و استارت‌آپی که سرعت و بهره‌وری در اولویت خود قرار دادند، کمتر به سوی بروکراسی می روند و هر مجموعه براساس ماهیت و نیازسازمان این نظم و یکپارچه سازی می تواند کمک کند.
این کارشناس تصریح کرد: چالشی که امروز بروکراسی ایجاد کرده، این است که به جای کمک به سرعت و بهبود فرایندها به با پیچیدگی خود به مانع تبدیل شده است. ما فقط مرحله اول یعنی قانون‌گذاری و فرم‌سازی را جدی گرفته‌ایم اما در بخش دوم یعنی اجرا، پایش و بهینه‌سازی فرآیندها اقدامی انجام ندادیم، برای مثال ممکن است کارمندی نتواند رأس ساعت مقرر در محل کار حاضر شود؛ اگر قانون به شکلی خشک تنظیم شده باشد و امکان شناوری زمان ورود وجود نداشته باشد، همین مسئله جزئی می‌تواند باعث نارضایتی می شود اما اگر سازمان دراین زمینه انعطاف داشته باشیم و بسته به شرایط کارکنان برای کارکنان خود یک بازه زمانی شناور تعریف کند مثلاً بین ساعت هفت تا هشت صبح در عین حفظ نظم این انعطاف پذیری می تواند تلخی بروکراسی کاهش می‌یابد.
وی بیان کرد: وقتی که سازمان ها به سوی ایجاد بروکراسی و عدم انعطاف پذیری می روند، بروکراسی به یک مانع تبدیل می شود، با ایجاد انعطاف در حوزه کسب و کار بروکراسی کاهش می یابد که این انعطاف‌پذیری پویا است. انعطاف پذیری می تواند با تغییر سبک زندگی، تحولات فناوری و حتی دگرگونی در انتظارات کارکنان و ارباب‌رجوع‌ها، چالشها را کاهش دهد .
کریمیان درباره تأثیر بروکراسی بر زندگی مردم تصریح کرد: در اصل بروکراسی برای ایجاد نظم و بهره‌وری طراحی شده است اما برای ارائه خدمات به شهروندان بهره وری را فراموش شده و به نظم تمرکز کردند، فارغ از این این نظم به رضایت مشتری منجر می شود یانه. این نظم باعث می شود که از هدف اصلی افزایش بهره وری دور شویم.
کریمیان با تشبیه جالبی افزود: بروکراسی مانند چراغ قرمز در چهارراه است؛ در ظاهر برای نظم و امنیت طراحی شده، اما اگر زمان‌بندی آن با حجم واقعی ترافیک متناسب نباشد، نه‌تنها موجب رضایت نمی‌شود، بلکه رانندگان را خسته و حتی وادار به تخلف می‌کند. در مقابل، اگر زمان روشن و خاموش شدن چراغ متناسب با شرایط واقعی تنظیم شود، هم نظم برقرار می‌ماند و هم رضایت عمومی افزایش پیدا می‌کند.
وی با اشاره به ضرورت ورود به حوزه بروکراسی نرم و انعطاف‌پذیر اظهار کرد: برای اینکه بتوانیم یک سیستم اداری یا مدیریتی را پویا و منعطف کنیم، نیاز به فراتر رفتن از سطح پایه بروکراسی داریم. به عنوان مثال، قبلاً برای کنترل ترافیک یک چراغ، زمان‌بندی مشخص می‌شد و برای همه شرایط یکسان اعمال می‌شد. اما برای ایجاد انعطاف و تطبیق با شرایط واقعی، لازم است رفتار خودروها و حجم ترافیک در ساعات مختلف روز بررسی و محاسبه شود و بر اساس آن الگوهای زمان‌بندی تعریف شود.
این کارشناس عنوان کرد: متأسفانه اغلب کسانی که در حوزه بروکراسی فعالیت می‌کنند، تنها به همان سطح پایه اکتفا می‌کنند و ابعاد بالاتر که شامل تحلیل داده، تطبیق با شرایط واقعی و ایجاد انعطاف‌پذیری است، مورد توجه قرار نمی‌گیرد.
کریمیان در خصوص اهمیت کوچک‌سازی بروکراسی توضیح داد: هر زمان که بروکراسی در یک سازمان مستقر می‌شود، به شدت مستعد شاخ و برگ دادن است؛ درست مانند گیاهانی که از یک نقطه رشد می‌کنند و به مرور کل فضای اطراف را می‌گیرند. برای ایجاد انعطاف‌پذیری، ابتدا باید شاخه‌های زائد و قسمت‌های دست و پا گیر حذف شوند. سیستم‌های بزرگ و پیچیده وقتی قرار است انعطاف‌پذیر شوند، عملاً امکان‌پذیر نیستند اما با کوچک‌سازی و حذف موانع، این کار شدنی و بهینه می‌شود.
وی تاکید کرد: قدم اول در کاهش اثرات منفی بروکراسی، حذف شاخه‌های زائد و غیرضروری است، و قدم دوم، انعطاف‌پذیر کردن آن با به‌روزرسانی مستمر قوانین، دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌هاست.
این کارشناس بیان کرد: برای اینکه این سیستم همیشه پویا باشد، باید بازه زمانی مشخصی برای بازخوانی و اصلاح این قوانین تعریف شود مثلاً سالی یک بار یا هر دو سال یک بار، تا از ایجاد دوباره شاخ و برگ‌ها جلوگیری شود.
انتهای پیام/
مسئولیت این خبر با سایت منبع و جامعه ورزشی آفتاب نو در قبال آن مسئولیتی ندارد. خواهشمندیم در صورت وجود هرگونه مشکل در محتوای آن، در نظرات همین خبر گزارش دهید تا اصلاح گردد.
آخرین اخبار ورزشی از فوتبال ایران و باشگاه های جهان را در سایت ورزشی آفتاب نو بخوانید
|
مطالب پیشنهادی از سراسر وب |
